Viele sehen dem alljährlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten mit Nervosität entgegen, doch dazu gibt es nur selten Grund. Schließlich ist es für beide Seiten eine gute (und manchmal auch die einzige) Chance für ein längeres Gespräch unter vier Augen.
Mit einer positiven Grundeinstellung und guter Vorbereitung kannst du aus dem Jahresgespräch viel für dich selbst herausholen. Selbst Kritik kann positiv sein: Sie gibt dir die Gelegenheit, die Luft zu reinigen und über deine Bedürfnisse zu sprechen. Mit etwas Verhandlungsgeschick gehst du sogar mit einer tollen Weiterbildung oder einer Gehaltserhöhung aus dem Gespräch. Wie das? Hier geben wir dir Tipps, wie du das Jahresgespräch vorbereiten kannst, damit es zum vollen Erfolg wird.
Warum sind Jahresgespräche so wichtig?
Die meisten Menschen gehen zum Jahreswechsel in sich und lassen das alte Jahr noch einmal innerlich Revue passieren. Sie denken an tolle Ereignisse und den ein oder anderen Reinfall und fassen gute Vorsätze für das neue Jahr. Nicht viel anders ist es in Unternehmen. Jahresgespräche sind hier mittlerweile ein fester Punkt im jährlichen Terminkalender, die du als Chance begreifen solltest. Letzten Sommer ist ein Projekt spektakulär schief gelaufen? Mittlerweile hat sich der Staub gelegt und ihr könnt die Fehler sachlich analysieren und aus ihnen lernen. Dazu hast du die Gelegenheit, um über deine eigenen Pläne für das neue Jahr zu sprechen und deinem Chef den Fortbildungskurs schmackhaft zu machen, den du dir wünschst. Der Vorgesetzte nutzt die Jahresgespräche, um die kurz- und langfristigen Pläne des Unternehmens zu erläutern und bereitet die Mitarbeiter so schonend auf Veränderungen vor.
Wann solltest du dich das Jahresgespräch vorbereiten?
In den meisten Firmen finden die Jahresgespräche entweder im vierten Quartal vor den Feiertagen statt, oder im ersten Quartal, wenn das Unternehmen allmählich wieder durchstartet. Am besten beginnst du schon einige Wochen vorher damit, dir Gedanken zu machen, denn nicht alle Themen, die du ansprechen willst, fallen dir spontan ein. Hat es Probleme gegeben, kannst du auch längere Zeit über Argumente nachdenken oder noch einmal Rücksprache mit Kolleg:innen halten, die ebenfalls darin verwickelt waren.
Was beinhalten Jahresgespräche?
Typischerweise findet es im Einzelbüro des Chefs statt, wobei immer mehr junge Unternehmen auf lockerere Alternativen auf neutralem Boden setzen. Wenn du Glück hast, lädt dich dein Vorgesetzter zu einem Kaffee oder einem Mittagessen in einem Lokal in der Nähe ein oder nimmt dich mit auf einen langen Spaziergang. Beides hat den Vorteil, dass ihr nicht unterbrochen werdet.
Typischerweise durchlaufen Jahresgespräche mehrere Phasen, die von beiden Seiten vorbereitet werden sollten:
- Begrüßung
- Analyse des vergangenen Jahres (was ist gut gelaufen, was weniger gut?)
- Planung des kommenden Jahres (Wünsche und Zielsetzungen)
- Perspektiven (Entwicklungs- und Weiterbildungschancen)
- Verabschiedung
Eine freundliche Begrüßung (lächeln nicht vergessen!) und etwas Small Talk dienen als Eisbrecher. Halte dich aber nicht zu lange damit auf, denn ihr wollt beide vorankommen.
Phase 1: Analyse
In der ersten Phase geht ihr gemeinsam das vergangene Jahr durch. Im Idealfall bekommst du viel Lob für ein sehr erfolgreiches Projekt. Weniger erbaulich ist natürlich Kritik, wenn ein Projekt spektakulär gescheitert ist. Ein guter Chef wird dich dafür jedoch nicht herunterputzen. Gemeinsam analysiert ihr, was konkret falsch gelaufen ist und wie diese Fehler in Zukunft vermieden werden können. Du solltest diese Phase unbedingt vor dem Jahresgespräch vorbereiten und dir überlegen, welche positiven Leistungen du erwähnen kannst und welche Argumente gegen zu erwartende Kritik vorbringen kannst.
Phase 2: Der Ausblick
Dies ist dann auch schon die zweite Phase, in der ihr gemeinsam in die Zukunft blickt. Vorgesetzte werden in dieser Phase die Pläne und Erwartungen der Chefetage durchreichen und ihr besprecht, wie ihr diese umsetzen könnt.
Phase 3: Entwicklungen und Perspektiven
Während die zweite Phase eher allgemein betrieblich gehalten ist, geht es in der letzten Phase ins Persönliche. Hier hast du die Chance, deine eigenen Entwicklungschancen und Perspektiven zu besprechen. Auch hier solltest du dich für das Jahresgespräch vorbereiten und überlegen, welche Wünsche du äußern willst. Fühlst du dich zum Beispiel in einer Sackgasse, kannst du mit deinem Chef über eine Weiterqualifikation oder den Wechsel in eine andere Abteilung sprechen.
Aber Vorsicht: In dieser Phase kannst du auch Kritik bekommen. Ein guter Vorgesetzter achtet jedoch darauf, dass diese Kritik konstruktiv ausfällt und ihr eine Lösung finden könnt. Ein Beispiel: Du machst deinem Herzen über die chaotische Arbeitsweise in der Abteilung Luft und dass du ständig unter Arbeit begraben wirst. Der Chef weist dich dann womöglich darauf hin, dass es nicht an der Abteilung liegt, sondern daran, dass du deine Zeit nicht richtig strukturierst und dir vor allem selbst im Weg stehst. Als Lösungsvorschlag bietet er dir ein Seminar in Zeitmanagement an.
Mit diesem Tipps auf das Jahresgespräch vorbereiten
Einladungen zu den Jahresgesprächen werden einige Wochen im Voraus verschickt. Oft enthalten sie bereits einen Fragebogen zur Selbsteinschätzung oder andere Hilfsmittel zur Vorbereitung. Denn auf keinen Fall solltest du vollkommen unvorbereitet ins Gespräch gehen. Einige Tipps zur Vorbereitung auf das Jahresgespräch:
1. Stell das Positive in den Mittelpunkt
Möglicherweise ist bei deiner Chefin nur die Erinnerung an den Großkunden hängen geblieben, den du durch ungeschicktes Verhandeln an ein konkurrierendes Unternehmen verloren hast. Stell dir eine Liste mit allen positiven Dingen zusammen, die du in diesem Jahr vollbracht hast: Neu geworbene Kunden, toll verhandelte große Aufträge oder die gelungene Einführung einer neuen Software oder Maschine, um nur einige Dinge zu nennen.
2. Wehr dich mit Argumenten gegen unangebrachte Kritik
Nun gut, du weißt, dass das Thema des verlorenen Kunden auf den Tisch kommen wird. Akzeptiere, dass Kritik einfach dazu gehört, denn niemand ist perfekt. Versuch dich mit Argumenten vorzubereiten und erkläre, was in der Verhandlung falsch gelaufen ist. Vielleicht konnte die Konkurrenz den Kunden mit besseren Argumenten überzeugen oder hat eine unglaublich charismatische neue Mitarbeiterin auf ihn losgelassen, gegen die du keine Chance hattest. Idealerweise hast du auch Lösungsvorschläge für die Zukunft, zum Beispiel einen größeren finanziellen Spielraum oder ein Rhetorikkurs, in dem du lernst, wie du die sprichwörtlichen Kühlschränke am Nordpol verkaufst.
3. Verkauf deine Wünsche richtig
Eine Bekannte von dir hat auf Firmenkosten einen vierwöchigen Spanischkurs in Mexiko am Karibikstrand gemacht und du willst nun das Gleiche? Die meisten Vorgesetzten freuen sich über engagierte Mitarbeiter, die von selbst Fortbildungen vorschlagen. Du musst diese aber gut begründen können und solltest entsprechende Wünsche für das Jahresgespräch vorbereiten. Wenn du in einem mittelständischen Unternehmen in Essen nur mit Kunden aus dem Ruhrgebiet zu tun hast, brauchst du keine großartigen Spanischkenntnisse. Besitzt dein globales Unternehmen jedoch Niederlassungen in Spanien und Lateinamerika und es hapert immer wieder mit der Kommunikation dort, wird deine Begeisterung für Spanisch entsprechend begrüßt. Hat der Chef einmal zugestimmt, wird es leichter sein, ihm Cancun statt Cordoba zu verkaufen.
4. Die Chance auf eine Gehaltserhöhung
Das Jahresgespräch ist auch DIE Gelegenheit, ein höheres Gehalt zu fordern. Auch hier solltest du eine gute Begründung vorbereiten. Deine Chefin interessiert es wenig, dass deine Miete gestiegen ist oder der Kindergarten höhere Gebühren verlangt. Mach dagegen deutlich, wie wichtig und wertvoll du für das Unternehmen bist und welche hochdotierten Verträge du im letzten Jahr für die Firma an Land gezogen hast. Sei dabei auch offen für Kompromisse, denn deine Vorgesetzte hat vermutlich auch keinen großen Verhandlungsspielraum. Anstelle einer Gehaltserhöhung kann zum Beispiel auch ein Firmenwagen mit Tankkarte ein sehr interessantes Angebot sein, mit dem du jeden Monat Geld sparst.
Mit diesen Fragen musst du rechnen
Da Jahresgespräche im Allgemeinen nach dem gleichen Strickmuster ablaufen, kannst du fest mit bestimmten Fragen rechnen. Beantworte sie bei der Vorbereitung auf das Jahresgespräch vorab für dich allein, damit du vorbereitet bist und nicht ins Stottern kommst:
- Woran arbeiten Sie gerade?
- Wie kommen Sie mit Ihrem Team/Ihren Kollegen zurecht?
- Wie ist das vergangene Jahr für Sie verlaufen?
- Was erwarten Sie vom neuen Jahr von sich selbst und von uns?
- Wo sehen Sie sich in einem Jahr/in fünf Jahren?
- Welche Wünsche haben Sie an mich?
Du kannst ruhig eine schriftliche Liste mit Stichpunkten als Gedächtnisstütze mit ins Gespräch nehmen. Denk auch an Fragen, die du deinem Vorgesetzten stellen willst und notier dir diese ebenfalls.
Das Protokoll zum Jahresgespräch sollte niemals vergessen werden
Diese Notizen können auch ins Protokoll eingehen, das während des Gesprächs erstellt und später unterzeichnet wird. Dabei geht ihr gemeinsam noch einmal die besprochenen Punkte durch und bügelt Missverständnisse aus. Ein neues Fass sollte hier jedoch nicht nochmal aufgemacht werden. Es soll vor allem verhindern, dass du in der nächsten Nacht nicht wach liegst und dir Sorgen machst, dass dich der Chef vollkommen falsch verstanden hat. Das Protokoll kommt dann häufig im nächsten Jahresgespräch zum Vorschein, um zu sehen, ob die Erwartungen und Vereinbarungen eingehalten wurden. Und so beginnt die jährliche Runde aufs Neue.