Sekretär/-in (w/m/d) der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit (Arbeitsort: Rheine)

Bundesagentur für Arbeit

Die Bundesagentur für Arbeit, kurz BA – das sind rund 113.000 Mitarbeitende in ganz Deutschland, die sich für unsere Gesellschaft engagieren. Sie bieten Orientierung auf dem Arbeitsmarkt, unterstützen und sichern Existenzen. Mit ihrem Einsatz tragen sie jeden Tag dazu bei, das Leben von Menschen in herausfordernden Zeiten ein Stück besser zu machen.

„Unsere Arbeit besteht nicht allein aus der richtigen Beratung. Wir bringen den Menschen Empathie entgegen – immer mit dem Ziel, gemeinsam Lösungen zu finden.“ Das sagt unsere Kollegin Melissa.

Möchten auch Sie soziale Verantwortung übernehmen? Werden Sie Teil der größten Dienstleisterin für den deutschen Arbeitsmarkt und machen Sie gemeinsam mit uns Menschen Mut.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.arbeitsagentur.de/bakarriere/direkteinstieg-quereinstieg/kun....

Sekretär/-in (w/m/d) der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit (Arbeitsort: Rheine)

Aufgaben und Tätigkeiten

Als Sekretär/-in (w/m/d) der Geschäftsführung unterstützen Sie die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen.

• Freundlich empfangen und begleiten: Sie sind erste Ansprechperson für die Gäste der Geschäftsführung, empfangen diese persönlich und sorgen für einen professionellen und serviceorientierten Ablauf.
• Anfragen professionell steuern: Sie nehmen telefonische, schriftliche und persönliche Anfragen entgegen, ordnen und priorisieren diese situationsgerecht und sorgen für eine sachgerechte Bearbeitung bzw. Weiterleitung.
• Terminmanagement verantworten: Sie führen und pflegen den Terminkalender der Geschäftsführung, planen und disponieren Termine vorausschauend und bereiten diese organisatorisch sowie inhaltlich vor.
• Korrespondenz bearbeiten: Sie erstellen, bearbeiten und verwalten die Korrespondenz sowie das sonstige Schriftgut der Geschäftsführung und setzen diese sicher mit den relevanten MS-Office-Anwendungen um.

Voraussetzungen

• Fundiert ausgebildet: Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung (z.B. Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement) – idealerweise mit Erfahrungen im Sekretariats- oder Assistenzbereich.
• Alternativ: Auch mit einem mittleren Bildungsabschluss und mindestens zwei Jahren Berufserfahrung mit vergleichbaren Aufgaben sind Sie bei uns herzlich willkommen.
• Kommunikativ, serviceorientiert und repräsentativ: Sie treten sicher, freundlich und verbindlich auf, verfügen über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein gutes Einfühlungsvermögen und vertreten die Geschäftsführung professionell nach innen und außen.
• Strukturiert und zuverlässig: Sie arbeiten sorgfältig, diskret und organisiert und behalten auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
• Identifikation mit dem Auftrag der BA: Sie bringen eine positive Einstellung zum System der sozialen Sicherung in Deutschland mit und stehen für Chancengleichheit und Vielfalt ein.
• Digital routiniert: Mit bewährten IT-Tools zu arbeiten und sich neue zu erschließen, gehört selbstverständlich zu Ihrem Alltag.

Wir bieten

• Vergütung fair und transparent: Ihr Gehalt entspricht mindestens der Tätigkeitsebene VI, Entwicklungsstufe 1 des Tarifvertrags der Bundesagentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de/ba-tarifvertrag, derzeit rund 2.915,86 € mtl. brutto, plus Zulage.
• Umfassend versorgt: Wir unterstützen Sie mit betrieblicher Altersvorsorge, einem Zuschuss zum Jobticket und vermögenswirksamen Leistungen.
• Zeit für Erholung: Sie haben Anspruch auf 30 Urlaubstage pro Jahr sowie zusätzlich frei am 24.12. und 31.12.
• Entwicklung ohne Grenzen: Die Karrierewege und Weiterbildungsmöglichkeiten an den über 750 Standorten der Bundesagentur für Arbeit sind umfangreich und vielfältig – lassen Sie uns Ihre Entwicklung zusammen gestalten!
• Willkommen mit Plan: Mit unserem strukturierten Onboarding-Programm heißen wir Sie willkommen und machen Sie fit für Ihren neuen Aufgabenbereich.
• Flexibilität, die zu Ihrem Leben passt: Ob Gleitzeit, Teilzeit oder Jobsharing – wir bieten je nach Bereich unterschiedliche, moderne Arbeitsmodelle – lassen Sie uns darüber sprechen!
• Familienfreundlich in jeder Lebensphase: Ihr sorgenfreies Arbeiten auch in herausfordernden Lebensabschnitten liegt uns am Herzen – wir unterstützen sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, zum Beispiel bei Betreuungsaufgaben oder beim Wiedereinstieg.
• Arbeit, die Sinn macht: Ihr Arbeitsplatz bei uns ist sicher und sinnstiftend, denn Sie tragen dazu bei, den sozialen Frieden in Deutschland zu sichern.
• Gleichstellung leben: Nach dem Bundesgleichstellungsgesetz fördern wir aktiv und auf allen Ebenen die Chancengleichheit von Frauen und Männern.
• Wertschätzung von Vielfalt: Wir leben kulturelle Offenheit und legen höchsten Wert auf Gleichbehandlung. Wir freuen uns besonders über die Bewerbung von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen. Wir glauben fest daran, dass jeder Mensch seine Fähigkeiten einbringen kann. Mit unserer Inklusionsvereinbarung setzen wir uns aktiv für Inklusion und Diversität ein: Bei uns ist jeder 10. Beschäftigte ein Mensch mit Schwerbehinderung. Dadurch verfügen wir über umfangreiche Erfahrungen, z.B. im achtsamen Umgang miteinander durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Schwerbehindertenvertretungen oder durch unsere technischen Berater*innen, die die individuell notwendige Arbeitsplatzausstattung prüfen und Sie bei der behinderungsspezifischen Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes unterstützen.

Die Stelle ist unbefristet. Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

Die Stelle entspricht dem Dienstposten Sekretär/-in der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit.

Bewerben Sie sich jetzt online über unser Bewerbungsportal. Dort können Sie nach einer Registrierung Ihr Bewerbungsprofil erstellen. Bei Unklarheiten hilft unser Erklärvideo weiter: https://www.arbeitsagentur.de/ba-karriere/bewerbungsportal-erklaervideo.

Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich in KW 8 statt.

Bei technischen Problemen rufen Sie bitte unsere gebührenfreie Hotline an: 0800-4 5555-01.

Für alle weiteren Rückfragen steht Ihnen gerne die Hotline des Produktcenters Personalgewinnung unter 0911-177-7035 zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie und Ihre Bewerbung!

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Ansprechpartner/-in bei Rückfragen:

Frau Marie Robert
E-Mail: Karriere.West@arbeitsagentur.de