Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (w/m/d) im Referat L.3 „Bundeswarnsysteme 2; Nutzerbetreuung /-beratung“

Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisen­management in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisen­managements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Bürosachbearbeiterin / einen Bürosachbearbeiter (w/m/d)
Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund)
im Referat L.3 „Bundeswarn­systeme 2; Nutzerbetreuung/​‑beratung“

am Dienstort Bonn.

Aufgaben

• Administration – Sie betreuen den Maileingang des Referates, übernehmen das Termin- und Fristenmanagement und bearbeiten allgemeine Anfragen. Sie stellen sicher, dass die Datenbestände aktuell sind, und übernehmen deren Pflege sowie Dateiablage.
• Seminar­unterstützung – Sie übernehmen die Organisation und Vorbereitung von internen und externen Seminaren (online und in Präsenz) und deren Begleitung sowie die Betreuung der Teilnehmenden.
• Weiterbildungs­entwicklung – Sie erarbeiten Vorschläge zur Verbesserung von Abläufen und erstellen z. B. Konzepte, Formulare und Leitfäden und helfen dabei, die Arbeitsprozesse im Team zu optimieren.
• Recherche und Reporting – Sie übernehmen die Recherche zu fachlichen Themen, bereiten Informationen übersichtlich auf und protokollieren Besprechungen. Ebenfalls erstellen Sie eigenständig Berichte und bereiten diese adressatengerecht auf.

Profil

• Sie haben eine einschlägige Berufsausbildung, z. B. zur/zum Kauffrau/​Kaufmann für Büromanagement, zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, Verwaltungs­fachangestellten, die Fortbildung „Verwaltungs­lehrgang I“ oder eine vergleichbare dreijährige kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen. Alternativ besitzen Sie als Beamtin/​​Beamter die Laufbahn­befähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst.
• Sie haben mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation sammeln können sowie idealerweise auch im Veranstaltungs­management.
• Sie sind sicher in der Anwendung der Microsoft-Office-Standard­programme (Word, Excel, Outlook etc.).
• In Ihrer täglichen Arbeit ist es Ihnen wichtig, selbständig gute und konstruktive Lösungen zu finden, die Sie eigeninitiativ, strukturiert und service­orientiert in ein Team einbringen.
• Sie haben Spaß an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Kooperations­partnern und tragen mit Ihrem offenen und freundlichen Kommunikationsstil zum guten Klima bei.
• Gute mündliche und schriftliche deutsche Sprachkenntnisse (C 1 gem. GER) runden Ihr Profil ab. Idealerweise haben Sie auch Grundkenntnisse in Englisch (gem. A2 GER).
• Sie haben idealerweise Erfahrungen oder Kenntnisse im Zivil- und Katastrophenschutz gesammelt, z. B. durch ehrenamtliches Engagement bei einer Feuerwehr, einer Hilfsorganisation oder dem THW.
• Gelegentlichen und in der Regel gut planbaren Dienstreisen stehen Sie offen gegenüber.
• Da unsere Aufgaben sicherheits­relevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheits­überprüfung und zur Mitwirkung in der Krisen­organisation des BBK.

Wir bieten

• Bewerbung von Beamtinnen und Beamten – Sollten Sie sich in einem Beamten­verhältnis befinden, übernehmen wir Sie bis zur Besoldungs­gruppe A 7 statusgleich im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung.
• Verbeamtung – Wir bieten bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen die Übernahme in ein Beamten­verhältnis an.
• Weiterbildung – Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.
• Flexible Arbeitszeit/​​Teilzeit/​​ortsunabhängiges Arbeiten – Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell. An feste Kernarbeits­zeiten sind Sie nicht gebunden und haben zudem die Möglichkeit, bis zu 60 % mobil zu arbeiten. Die Tätigkeit kann nach Absprache und unter Berücksichtigung der vorrangigen dienstlichen Erfordernisse auch in Teilzeit wahrgenommen werden.
• Gesundheits­management – Wir fördern Initiativen für Ihre Gesundheit wie die Wellhub-Firmen­fitness und Betriebs­sportgruppen. Für die Vereinbarkeit von Beruf und Pflege steht Ihnen zudem ein qualifizierter Pflege-Guide zur Verfügung und in herausfordernden Lebensphasen können Sie unser Angebot der sozialen Beratung wahrnehmen.
• (Deutschland‑)Jobticket – Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrs­mitteln bieten wir ein Jobticket und übernehmen einen Teil der Kosten.
• Wohnungswechsel – Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugsbereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Sie ggf. durch Trennungsgeld, Umzugskosten­vergütung und Wohnungs­fürsorge.

Das ist uns wichtig

• Diversität und Chancengleichheit – sind Bestandteil unserer Personal­politik. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter und Nationalitäten.
• Gleichstellung von Frauen und Männern – haben wir uns zum Ziel gesetzt. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.
• Schwerbehinderte Menschen – und ihnen gleichgestellte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorausgesetzt wird lediglich das für die Wahrnehmung der dienstlichen Aufgaben erforderliche Mindestmaß an körperlicher Eignung.
• Work-Life-Balance – unterstützen wir auf vielfältige Art.

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