Als Baustellensekretärin (m/w/d) unterstützen Sie die Bauleitung und das Projektteam bei allen organisatorischen und administrativen Aufgaben direkt auf der Baustelle.
Sie sorgen für einen reibungslosen Büroablauf.
Ihre Aufgaben:
- Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Baustellenbüro
- Unterstützung der Bau- und Projektleitung bei organisatorischen Aufgaben
- Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie Erstellung und Ablage von Dokumenten
- Pflege und Verwaltung von Baustellenunterlagen, Plänen, Protokollen und sonstigen Projektdokumenten
- Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Besprechungen und Baubesprechungen
- Erstellung und Führung von Protokollen, Listen und Übersichten
- Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und sonstigen Unterlagen
- Unterstützung bei der Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Personaldaten
- Koordination und Dokumentation von Lieferungen, Terminen und Ansprechpartnern
- Kommunikation mit Nachunternehmern, Lieferanten, Kunden und internen Abteilungen
- Allgemeine Büroorganisation und Korrespondenz
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in der Büroorganisation, vorzugsweise im Baugewerbe oder in einem technischen Umfeld
- Idealerweise Erfahrung als Baustellensekretärin, Teamassistenz oder kaufmännische Mitarbeiterin im Bauwesen
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationsgeschick sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und freundliches, professionelles Auftreten
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
- Belastbarkeit und Flexibilität im dynamischen Baustellenumfeld