Assistenz (w/m/d) der Leitung im ServiceCenter Bauaufsichtliche Angelegenheiten

Die Zentrale des Bau- und Liegenschaftsbetriebes des Landes Nordrhein‑Westfalen (BLB NRW) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Dienstort Münster eine

Assistenz (w/m/d) der Leitung im ServiceCenter Bauaufsichtliche Angelegenheiten

Der Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW ist Eigentümer, Vermieter und Betreiber fast aller Immobilien des Landes Nordrhein-Westfalen. Mit rund 4.000 Gebäuden, einer Mietfläche von etwa 10,3 Millionen Quadratmetern und jährlichen Mieterlösen von rund 1,6 Milliarden Euro bewirtschaften wir eines der größten und anspruchsvollsten Immobilienportfolios Europas. Mehr als 3.000 Beschäftigte arbeiten in der Zentrale in Düsseldorf und den acht Niederlassungen. Wirken Sie mit bei der Umsetzung der Klimaneutralen Landesverwaltung bis 2030! Gestalten auch Sie mit uns zusammen das klima­neutrale Immobilienportfolio des Landes NRW! – Mehr Infos finden Sie auf unserer Internetseite.

Ihre Vorteile – Darauf können Sie sich freuen!

• Work-Life-Balance/Flexibilität: Bei uns können Sie flexibel zwischen 06:00 – 20:00 Uhr arbeiten, ohne feste Kernarbeitszeit und mit einem Gleitzeitkonto.
• Home-Office/Mobiles Arbeiten: Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, bis zu 60 % pro Woche mobil aus ganz Deutschland zu arbeiten.
• Sicherheit: Sie profitieren von einem unbefristeten und langfristig sicheren Arbeitsplatz mit attraktiven Rahmen­bedingungen.
• Onboarding: Sie starten ab dem ersten Tag mit einem individuellen Einarbeitungsplan und einem persönlichen Mentoring.
• Weiterbildung und Karriere: Wir unterstützen Sie über unsere interne Weiterbildungs­akademie und gestalten mit Ihnen individuell Ihren persönlichen und fachlichen Karriereweg.
• Betriebliche Altersvorsorge: Mit unserer betrieblichen Altersvorsorge VBL sichern Sie sich eine Basis­versicherung für eine lebenslange Betriebsrente.
• Nachhaltigkeit: Wir nehmen landesweit eine Vorbildfunktion bei Maßnahmen zur CO2‑Reduktion ein. Gestalten auch Sie mit uns zusammen das klimaneutrale Immobilien­portfolio des Landes NRW!

Aufgaben

• Sie unterstützen das Leitungsteam des ServiceCenter für Bauaufsichtliche Angelegenheiten im Backoffice in allen organisatorischen sowie administrativen Belangen des Arbeitstages und unterstützen in relevanten, strategischen Themen
• Sie steuern das Qualitäts- und Termin­management innerhalb des ServiceCenters und sorgen nach Maßgabe der Führungskräfte für transparente Abläufe
• Sie bereiten Entscheidungs­vorlagen, Reden und Präsentationen professionell vor und schaffen damit fundierte Entscheidungs­grundlagen
• Sie verantworten die Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Sitzungen, Meetings und Workshops, die Erstellung von Besprechungs­unterlagen und Protokollen sowie die Verfolgung von Beschlüssen

• Sie unterstützen im Fachcontrolling und Berichtswesen, erheben relevante Kennzahlen und bereiten Daten strukturiert für Auswertungen auf
• Sie übernehmen die Datenpflege in SAP, Access und ECM und fördern den internen und externen Wissenstransfer durch eigenständige Recherche und Aufbereitung rechtlicher sowie fachlicher Neuerungen
• Unter Anleitung unterstützen Sie die technischen Sachbearbeitungen im Bereich der gesetzlichen Tätigkeiten (Bauüberwachung, Durchführung wiederkehrender bauaufsichtlicher Prüfungen) einschließlich der Bericht­serstellung und der Nachverfolgung von Fristüberschreitungen sowie im Bereich der Bauwerks­prüfung

Profil

Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische, verwaltungs­rechtliche oder bautechnische Berufs­ausbildung (IHK/HWK).

Weitere Anforderungen:

• Sie bringen mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz im Vorzimmer- oder Sekretariats­bereich mit
• Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick
• Ihre mündliche und schriftliche Ausdrucksweise ist präzise, klar und situations­angemessen

• Sie überzeugen durch Flexibilität, Teamfähigkeit, Belastbarkeit und ein höfliches sowie sicheres Auftreten
• Sie bringen sichere Deutschkenntnisse mit, welche mindestens dem Sprachniveau C1 (fließend in Wort und Schrift) entsprechen
• Ein routinierter Umgang mit den gängigsten Microsoft-Office-Anwendungen rundet Ihr Profil ab

Wir bieten

Je nach persönlichen und betrieblichen Voraussetzungen ist für Tarifbeschäftigte ein Entgelt von der Entgeltgruppe E5 bis zur E9a​ TV‑L (ca. 39.500,00 € – ca. 58.800,00 € jährlich) mit allen vereinbarten sozialen Leistungen (z. B. Betriebliche Altersvorsorge) möglich.

Was uns ausmacht:

Wir wünschen uns Menschen mit Leidenschaft und Persönlichkeit, die bei außer­gewöhnlichen Projekten mitwirken wollen. Der BLB NRW fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden und begrüßt deshalb Bewerbungen von Menschen, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung (§ 2 SGB IX) oder sexueller Identität. Wir begrüßen Bewerbungen von schwerbehinderten und ihnen gleichgestellten Menschen und werden sie bei gleicher Eignung und vorbehaltlich gesetzlicher Regelungen bevorzugt berücksichtigen. Wir freuen uns zudem insbesondere über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen diese nach Maßgabe des Landesgleichstellungs­gesetzes. Die Stelle ist grundsätzlich auch in Teilzeit besetzbar.

Wir leben eine Unternehmenskultur der Offenheit, Diversität und Wertschätzung und schaffen so ein Umfeld, in dem sich das persönliche Potenzial bestmöglich entfalten kann.

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