Team Assistant / Projektassistenz (m/w/d)
München | Vollzeit | Unbefristet | Direktvermittlung
Über uns:
Die SymBio Recruitment GmbH steht für mehr als klassische Personalvermittlung. Wir begleiten Menschen auf ihrem beruflichen Weg – persönlich, diskret und mit dem Anspruch, fachliche Kompetenz, Persönlichkeit und langfristige Perspektiven erfolgreich zusammenzubringen.
Sie arbeiten gerne organisiert, behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick und unterstützen Ihr Team mit einer zuverlässigen und serviceorientierten Arbeitsweise? Dann könnte diese Position genau zu Ihnen passen.
Im Auftrag eines international tätigen Beratungsunternehmens suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Team Assistant / Projektassistenz (m/w/d) in unbefristeter Festanstellung (Direktvermittlung, keine Arbeitnehmerüberlassung).
Ihr zukünftiges Unternehmen im Überblick
Unser Mandant begleitet nationale und internationale Unternehmen bei der Besetzung von Führungspositionen. In einem internationalen und projektorientierten Umfeld arbeiten Sie eng mit erfahrenen Berater:innen zusammen und übernehmen eine zentrale Rolle bei der organisatorischen Begleitung anspruchsvoller Suchmandate. Eigenverantwortung, Professionalität und Teamarbeit prägen den Arbeitsalltag.
Ihr Verantwortungsbereich
Sie unterstützen mehrere Berater:innen und Projektteams bei der organisatorischen Steuerung laufender Executive-Search-Projekte. Dabei koordinieren Sie sämtliche projektrelevanten Abläufe, sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss und behalten auch bei mehreren parallelen Suchmandaten jederzeit den Überblick.
Als zentrale Ansprechperson begleiten Sie Mandanten, Kandidat:innen und interne Projektteams durch den gesamten Suchprozess und stellen sicher, dass Termine, Unterlagen und Projektinformationen jederzeit vollständig und aktuell vorliegen.
Ihre Aufgaben im Detail
- Vorausschauende Unterstützung von Berater:innen/Projektteams im operativen Tagesgeschäft
- Eigenständige Koordination nationaler und internationaler Interviews, Mandantentermine, Videokonferenzen und Projektmeetings
- Organisation von Geschäftsreisen sowie Abstimmung komplexer Terminserien mit unterschiedlichen Projektbeteiligten
- Begleitung laufender Suchmandate – von der Terminplanung über die Interviewkoordination bis zur administrativen Projektsteuerung
- Erstellung, Bearbeitung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Kandidatenprofilen, Projektunterlagen, Berichten und Korrespondenz
- Koordination der Kommunikation zwischen Mandanten, Kandidat:innen und internen Ansprechpartner:innen während des gesamten Projektverlaufs
- Pflege und Aktualisierung projektbezogener Daten sowie Sicherstellung einer vollständigen Dokumentation in den eingesetzten CRM- und Datenbanksystemen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Kundenterminen sowie projektbezogenen Unterlagen
- Nachverfolgung von Fristen, Projektfortschritten und offenen To-dos
- Mitwirkung an der Optimierung administrativer Prozesse und digitaler Arbeitsweisen
Das wird Ihnen geboten
- Unbefristete Festanstellung in Direktvermittlung (keine Arbeitnehmerüberlassung)
- Modernes Büro in zentraler Lage Münchens
- Internationales Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Projekten
- Attraktive Vergütung inklusive Bonusmodell
- Umfangreiche Zusatzleistungen, unter anderem Wellpass, Bike-Leasing sowie Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung
- Zusätzliche freie Tage und weitere Benefits zur Förderung von Gesundheit und Work-Life-Balance
- Strukturierte Einarbeitung sowie langfristige fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.
Das bringen Sie mit
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation; alternativ ein abgeschlossenes Studium
- Idealerweise erste Berufserfahrung im Assistenz-, Projekt- oder Office-Management – beispielsweise in einer Personalberatung, Unternehmensberatung, Kanzlei oder einem vergleichbaren Professional-Services-Umfeld
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie digitalen Datenbank- und CRM-Systemen
- Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Projekte und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Serviceorientierung
- Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Freude daran, komplexe Abläufe eigenständig zu organisieren
- Sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise sowie ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
Neugierig geworden?
Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung – gerne mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins sowie Ihrer Gehaltsvorstellung.
Selbstverständlich behandeln wir Ihre Bewerbung vertraulich. Eine Weitergabe Ihrer Unterlagen erfolgt ausschließlich nach vorheriger Abstimmung.
Weil Sie uns wichtig sind, erhalten Sie bei uns eine persönliche Beratung, die auf Ihre individuellen Karriereziele abgestimmt ist.
SymBio Recruitment GmbH – Karriere beginnt mit Vertrauen.