Sekretär*in (m/w/d) der/des Head of Department

Nah dran an der Zukunft Die 2009 gegründete staatliche Hochschule Hamm-Lippstadt steht für interdisziplinär ausgerichtete Studiengänge mit klarer Orientierung auf aktuelle und künftige Anforderungen des Marktes. Wir bieten Studiengänge aus den Bereichen Wirtschaft, Informatik, Naturwissenschaften und Technik. Praxisbezug, Kreativität, Offenheit, Toleranz und Teamorientierung sind unser Anspruch in Forschung, Lehre und Organisation. Wir leben Modernität in allen Bereichen und freuen uns auf exzellente Köpfe und engagierte Kolleginnen und Kollegen, die im Team einer innovativen Hochschule – mitten in Nordrhein-Westfalen – mitarbeiten wollen. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzen wir in den Departments Lippstadt 1 und 2 jeweils eine Teilzeitstelle als Sekretär*in (m/w/d) der/des Head of Department Wir suchen Bewerber*innen, die die vielfältigen Aufgaben und außergewöhnlichen Herausforderungen an einer Hochschule mit viel Engagement und Motivation angehen und auch in Stresssituationen den Überblick behalten. Ihre Aufgaben: Sie erledigen alle anfallenden Sekretariats- und Organisationsaufgaben (z. B. interne/externe Korrespondenz, Terminverwaltung, professioneller Empfang/Bewirtung von in- und ausländischen Gästen, Reiseorganisation etc.) selbstständig und bringen Ihre bisherige Berufserfahrung dabei zielführend ein. Die Betreuung der verwaltungstechnischen Seite verschiedener Projekte im Department liegt in Ihren belastbaren und teamfähigen Händen und wird von Ihrer Bereitschaft, neue Herausforderungen und Fragestellungen zu bewältigen, begleitet. Sie unterstützen die/den Head of Department sowie die Assistenz aktiv durch administrative Tätigkeiten im operativen Tagesgeschäft des Departments. Ihre fundierten Kenntnisse im Bereich des Internets, der elektronischen Medien und der MS Office-Anwendungen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) unterstützen Sie bei der Erstellung und Überarbeitung von Vorlesungs-, Präsentations- und Informationsmaterialien sowie bei der Dokumentenaufbereitung und -bearbeitung. Neben einer strukturierten Aktenführung und Stammdatenpflege, bearbeiten Sie zuverlässig analoge und digitale Wiedervorlagen und nehmen eigenständig Büromaterialbestellungen vor. Unsere Anforderungen: Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich, z.B. als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau/-mann für Bürokommunikation. Neben einem sicheren Auftreten überzeugen Sie auch durch eine sehr gute kommunikative Kompetenz und agieren souverän und kooperativ mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen. Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Loyalität, Teamfähigkeit und Belastbarkeit runden Ihr Profil ab. Allgemeines zur Stelle: Der Dienstort ist Lippstadt. Regelungen zum Homeoffice sind an der Hochschule vorhanden. Die unbefristeten Teilzeitstellen im Umfang von jeweils 62,77 % (25 Wochenstunden) sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Hochschule hat sich zum Ziel gesetzt, die berufliche Zukunft von Frauen zu fördern und fordert entsprechend qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Bei fachlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle stehen Ihnen Frau Prof. Dr. Diana Circhetta (Head of Department Lippstadt 1; E-Mail: diana.circhetta@hshl.de) und Herr Prof. Dr.-Ing. Sebastian Verhoeven (Head of Department Lippstadt 2; E-Mail: sebastian.verhoeven@hshl.de) gerne zur Verfügung. Fragen zum Auswahlverfahren und zu einem möglichen Beschäftigungsverhältnis beantwortet Ihnen Frau Sophia Timmerberg (Sachgebiet Personalservice; E-Mail: sophia.timmerberg@hshl.de; Telefon: 02381/8789-7406). Klingt das nach einer ansprechenden Perspektive für Sie? Dann reichen Sie bitte Ihre Bewerbung ausschließlich über das Online-Portal bis zum 11.06.2025 ein. Kanzlerin der Hochschule Hamm-Lippstadt Dezernat 4 – Personal Marker Allee 76-78, 59063 Hamm hshl.de Onlinebewerbung