Office Manager/in (w/m/d) in Berlin (Teilzeit)
Ort: Berlin-Mitte / Rosenstraße 18
Stelle: Teilzeit
Zeitpunkt: ab sofort
Einleitung
Die Sophora Unternehmerkapital GmbH ist eine unabhängige und eigentümergeführte Beteiligungsgesellschaft mit Sitz in Berlin und einem weiteren Büro in München. Seit 2022 investieren wir in profitable mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum und unterstützen deren nachhaltige Weiterentwicklung.
Unsere Investitionen tätigen wir unter anderem aus unserem Sophora Capital Unternehmer-Fonds II. Zu unserer Investorenbasis gehören mehr als 100 erfahrene Führungskräfte, Unternehmer:innen, Family Offices, Banken und institutionelle Investoren.
Unser Team vereint unternehmerische Erfahrung, Investmentexpertise und operative Kompetenz. Gemeinsam verfolgen wir das Ziel, mittelständische Unternehmen partnerschaftlich und langfristig erfolgreich weiterzuentwickeln.
Für unser wachsendes Team in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n engagierte:n
Office Manager:in (w/m/d) in Teilzeit
In dieser Rolle übernehmen Sie die eigenverantwortliche Organisation und Betreuung unseres Berliner Büros in der Rosenstraße. Sie sorgen dafür, dass sich unser Team, unsere Geschäftspartner:innen und unsere Gäste im Büro gut aufgehoben fühlen. Dabei arbeiten Sie eng mit unserer Office Managerin in München zusammen und stehen regelmäßig mit den Kolleg:innen an beiden Standorten im Austausch.
Ihre Aufgaben bei uns:
- Eigenverantwortliche Organisation und Betreuung unseres Berliner Büros
- Organisation des Büroalltags, von Bestellungen und Verbrauchsmaterialien bis zur Vorbereitung der Besprechungsräume
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Koordination von Telefonaten und allgemeiner Korrespondenz
- Allgemeine Büroorganisation inklusive Ablage, Postausgang, Bestellwesen und Rechnungsprüfung
- Organisation und Vorbereitung von betrieblichen Veranstaltungen und Teamevents
- Unterstützung bei Reiseplanung, Reiseorganisation sowie Reisekostenabrechnung
- Regelmäßiger Austausch und enge Zusammenarbeit mit unserer Office Managerin in München
- Überwachen von Verträgen im Office-Bereich, Kündigungsfristen etc.
- Gelegentliche Unterstützung bei der Organisation wichtiger Marketing- und Firmenveranstaltungen, beispielsweise Investorenkonferenzen, externen Veranstaltungen oder Strategietagungen
Das bringen Sie mit:
- Berufserfahrung in kaufmännischen Tätigkeiten, im Office Management, Empfang, in der Hotellerie, Assistenz oder einer vergleichbaren Funktion
- Eine selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und organisatorische Themen eigenständig voranzutreiben
- Ausgeprägte Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten
- Teamfähigkeit und Engagement
- Hohe Vertraulichkeit und Professionalität im Umgang mit sensiblen Informationen
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
- Neben Deutsch sind verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift für Sie selbstverständlich
Was wir Ihnen bieten:
- Verantwortung und Gestaltungsspielraum: Sie organisieren unser Berliner Büro eigenverantwortlich und tragen aktiv dazu bei, unsere internen Abläufe weiterzuentwickeln.
- Abwechslungsreiche Aufgaben: Die Position verbindet klassische Office-Management-Aufgaben mit der Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen.
- Enge Zusammenarbeit mit zwei Standorten: Sie arbeiten mit unserem Team in Berlin und unserer Office Managerin in München zusammen.
- Modernes Arbeitsumfeld: Unser neues Büro in der Rosenstraße ist modern ausgestattet und verfügt über eine gut ausgestattete Mitarbeiterküche mit kostenfreien Getränken und Snacks.
- Internationales Umfeld: Arbeiten Sie in einem internationalen Team und koordinieren Sie den Austausch mit internationalen Geschäftskontakten.
- Weiterentwicklung: Wir unterstützen Ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Offene Feedbackkultur: Ihre Meinung und Ideen sind uns wichtig. Gestalten Sie das Arbeitsumfeld aktiv mit.
- Langfristige Perspektive: Wir bieten Ihnen ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit verlässlichen Arbeitszeiten.
- Attraktive Rahmenbedingungen: Dazu gehören eine leistungsgerechte Vergütung, eine flexible Sportmitgliedschaft und eine großzügige Urlaubsregelung.
- Zentrale Lage und hervorragende Anbindung: Unser Büro liegt in unmittelbarer Nähe zum S-Bahnhof Hackescher Markt und ist sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.
- Und das Wichtigste zum Schluss: Ein kollegiales, humorvolles und internationales Team mit einem unternehmerischen Mindset, das sich darauf freut, Sie kennenzulernen!
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Bitte wenden Sie sich an:
Jennifer Regehr