Office Manager*in (m/w/d) für das Chefarztsekretariat im Institut für Rechtsmedizin

Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patient*innen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.
Im Institut für Rechtsmedizin des Universitätsklinikums Bonn ist ab dem 01.10.2025 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std./Woche) unbefristet zu besetzen:

Office Manager*in (m/w/d) für das Chefarztsekretariat
im Institut für Rechtsmedizin

Das Institut für Rechtsmedizin der Universität Bonn, bestehend aus den Arbeitsbereichen Forensische Medizin, Forensische Radiologie, Forensische Toxikologie und Forensische Genetik, versorgt seine Auftraggeber/innen (v.a. in Justiz, Polizei, aber auch im Privatbereich) jährlich mit einer Vielzahl von forensischen Gutachten. Darüber hinaus existieren vielfältige Verpflichtungen und Engagements in Lehre und Forschung.
Ihre Aufgaben:

Organisation des Chefarztsekretariats und Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Tagesgeschäft
Selbstständige Erledigung der Korrespondenz nach innen und außen in deutscher und englischer Sprache (Post, Telefonate, E-Mails)
Schnittstelle zwischen Direktorat und Institutspersonal
Unterstützung des Institutsdirektors, der Bereichsleitungen und der Institutsmanagerin bei der Neustrukturierung und operativen Weiterentwicklung des Instituts
Rechnungserstellung (Sektionen, Gutachten, Gerichtstermine)
Planung und Koordination von Terminen (online und in Präsenz)
Betreuung und Pflege des Datenbanksystems zur Personalzeiterfassung (SPX)
Personalkommunikation; Neueinstellungen, Bearbeitung von Personalmaßnahmen für Ärztinnen/Ärzte sowie wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Mitarbeiter/innen
Bestellwesen
Unterstützung bei Lehrkoordination
Allgemeine administrative Aufgaben

Ihr Profil:

Abgeschlossene kaufmännische (oder vergleichbare) Ausbildung im Büromanagement und entsprechende mehrjährige Berufspraxis, idealerweise Erfahrung in der Führung eines Chefsekretariats
Sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik sowie fortgeschrittene Fähigkeiten im Formulieren formaler Schreiben (z.B. an Gerichte, Justiz oder Universitätsverwaltung)
Affinität zu IT/EDV/Internet sowie sicherer Umgang mit Microsoft Office Anwendungen (v.a. Outlook, Excel und Word), Vorerfahrungen mit SAP von Vorteil
Gute Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur
Organisatorisches Geschick sowie strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Hohes Maß an Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Belastbarkeit; lösungsorientiert und eigeninitiativ im Denken und Handeln
Hohe Kommunikationsfähigkeit und Fähigkeit zu teamorientierter Arbeit
Freundlicher, verbindlicher und sicherer Umgang im persönlichen und telefonischen Kontakt mit Beschäftigten, Geschäftspartnern und Auftraggebern

Wir bieten:

Spannendes und vielseitiges Aufgabengebiet mit Schwerpunkt auf der Organisation eines etablierten Hochschulinstituts an der Schnittstelle zwischen Medizin und Recht

Verantwortungsvoll: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team

Bildung nach Maß: Geförderte Fort- und Weiterbildung

Sicher in der Zukunft: Entgelt nach TV-L

Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer*innen

Vorsorgen für später: Betriebliche Altersvorsorge

Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes

Start mit System: Strukturierte Einarbeitung

Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio

Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
Kontakt:

Sie erfüllen unsere Anforderungen und suchen eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit? Zögern Sie nicht und senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (bevorzugt per E-Mail in einer Datei bis 5 MB Größe) bis zum 17.09.2025 unter Angabe der Stellenanzeigen-Nr. ST-28003 an:

Prof. Dr. med. Daniel Wittschieber (Direktor)
Institut für Rechtsmedizin
Universitätsklinikum Bonn
Stiftsplatz 12
53111 Bonn
E-Mail: rechtsmedizin@ukbonn.de
www.ukbonn.de/rechtsmedizin