Office Manager (m/w/d) (20 Std./Woche | Präsenzrolle vor Ort)

Biofrontera ist ein mittelständisches, börsennotiertes Spezial-Pharma Unternehmen im Bereich Dermatologie, das sich auf die Weiterentwicklung und den Vertrieb innovativer Medikamente zur photodynamischen Therapie und medizinische Kosmetik fokussiert. Auf Basis unserer zentralisierten europäischen sowie unserer US-Zulassungen vertreiben wir unsere Produkte mit weltweit rund 100 Mitarbeitern. Zu den wichtigsten Produkten gehört Ameluz®, ein verschreibungspflichtiges Medikament zur Behandlung von hellem Hautkrebs und dessen Vorstufen. Die Anwendung unseres Medikaments erfolgt mit unseren Medizinprodukten BF-RhodoLED®/-US und BF-RhodoLED XL (Rotlicht-LED-Leuchten). Die BF-RhodoLED® ist seit 2012 in der EU zertifiziert und BF-RhodoLED®-US seit 2016 als Kombinationsprodukt in USA zugelassen.

• Unterstützung des Vorstands, der Geschäftsführung sowie der Geschäftsleiter:innen in administrativen und organisatorischen Themen
• Montag und Dienstag sind feste Präsenztage im Büro mit jeweils 8 Stunden Regelarbeitszeit sowie zusätzlichen 4 Stunden, die bedarfsorientiert abgestimmt werden
• Professionelle Ansprechperson für interne und externe Anliegen mit exzellenter, adressatengerechter Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• strukturierte Koordination von Terminen – inklusive Vor- und Nachbereitung und Ablage relevanter Dokumente
• Planung und Organisation von Dienstreisen sowie eigenständige Abwicklung und Dokumentation verschiedenster Abrechnungen in Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung
• Sicherstellung einer professionellen Büroorganisation und eines strukturierten Office-Umfelds einschließlich Betreuung von Gästen und Mitarbeitenden, Organisation von Post-, Paket- und Versandprozessen, Catering- und Veranstaltungskoordination sowie Sicherstellung der täglichen Office-Versorgung und relevanter Warenbestellungen (z. B. Kaffee, Tee, Milch, Snacks und Verbrauchsmaterialien)
• Pflege von Dokumenten und Daten sowie Unterstützung bei Recherchen und administrativen Projekten
• Unterstützung im Bereich Fleet Management einschließlich Koordination, Pflege und Verwaltung des Fuhrparks sowie organisatorischer Betreuung fahrzeugbezogener Prozesse und Unterlagen
• Betreuung der Telefonzentrale einschließlich professioneller Annahme, Weiterleitung und Dokumentation eingehender Anrufe sowie Verwaltung der Klingel- und Zutrittssysteme
• Idealerweise Interesse an personalbezogenen Themen sowie Bereitschaft, sich perspektivisch in ausgewählte HR-Prozesse und administrative People-Themen einzuarbeiten

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Umfeld, bevorzugt in einem internationalen Unternehmen oder einer börsennotierten Aktiengesellschaft
• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit Pragmatismus und Durchsetzungsvermögen
• eine ausgeprägte Teamorientierung sowie eine Hands-on-Mentalität – du arbeitest gerne agil und flexibel mit anderen und packst dort mit an, wo Unterstützung gebraucht wird
• Kommunikationsstärke sowie einen souveränen, empathischen und professionellen Umgang mit unterschiedlichsten Menschen und Situationen in einem internationalen Umfeld
• die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten – sehr gutes Selbst- und Zeitmanagement
• einen sicheren, routinierten Umgang mit MS Office sowie mit digitalen Arbeits- und Kommunikationstools
• Exzellente Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift