Executive Assistant to the Chairman & C-Level Management (m/w/d)

Teilzeit – 30 Stunden pro Woche | Standort Duisburg oder Hamminkeln

Die Polaris Group ist eine international tätige Unternehmensgruppe mit Aktivitäten in den Bereichen Schifffahrt, Fahrzeuglogistik und Transport. Zur professionellen Unterstützung unseres Chairmans und des C-Level-Managements suchen wir eine diskrete, strukturierte und vorausschauend arbeitende Persönlichkeit.

• Direkte organisatorische und administrative Unterstützung des Chairmans
• Professionelle Organisation, Koordination und Priorisierung des Terminkalenders
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Telefonkonferenzen und Managementterminen
• Erstellung von Agenden, Briefings, Präsentationen und Entscheidungsübersichten
• Nachverfolgung von Aufgaben, Beschlüssen, Fristen und Verantwortlichkeiten
• Selbstständige Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz
• Vertraulicher Umgang mit Managementinformationen und sensiblen Unterlagen
• Organisation von Geschäftsführungs-, Gesellschafter- und C-Level-Meetings
• Protokollierung wichtiger Entscheidungen und Pflege zentraler Maßnahmenlisten
• Betreuung hochrangiger Geschäftspartner, Banken, Berater und Gäste
• Organisation von Geschäftsessen, Workshops, Konferenzen und Veranstaltungen

• Vollständige Planung und Buchung nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Buchung von Flügen, Hotels, Bahnfahrten, Mietwagen und Fahrdiensten
• Koordination komplexer Reiserouten und kurzfristiger Umbuchungen
• Erstellung übersichtlicher Reisepläne mit Terminen, Kontaktdaten und Transfers
• Prüfung von Visa-, Einreise- und Reisedokumenten
• Berücksichtigung individueller Reisepräferenzen des Managements
• Unterstützung bei Problemen und Änderungen während laufender Reisen
• Vorbereitung und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen
• Verwaltung von Vielflieger-, Hotel- und Firmenkartenprogrammen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz
• Nachweisbare Erfahrung im internationalen Reisemanagement
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und eine vorausschauende Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint
• Absolute Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit
• Professionelles und souveränes Auftreten
• Fähigkeit, Prioritäten auch bei kurzfristigen Änderungen sicher zu steuern
• Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen und dynamischen Umfeld
• Arabischkenntnisse sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit direkter Berichtslinie an den Chairman
• Ein internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Eigenständiges Arbeiten mit unmittelbarer Nähe zu strategischen Unternehmensthemen
• Ein Teilzeitmodell mit 30 Stunden pro Woche
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache
• Eine langfristige Perspektive innerhalb einer wachsenden Unternehmensgruppe

Die Stelle ist auf 30 Wochenstunden ausgelegt, vorzugsweise verteilt auf fünf Arbeitstage. Aufgrund des internationalen Reisemanagements ist eine begrenzte Flexibilität bei dringenden Änderungen außerhalb der regulären Arbeitszeit wünschenswert.

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung an die Polaris Group.

Mit freundlichen Grüßen

• Polaris Group