Back Office-Assistent

SERT Business GmbH | Lampertheim | Vollzeit | Hybrid

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen zuverlässigen und organisationsstarken kaufmännischen Mitarbeiter im Backoffice (m/w/d).

Die Position ist vielseitig und verbindet klassische Verwaltungsaufgaben mit Vertragsmanagement, Partner- und Kundenbetreuung sowie der eigenständigen Organisation und Buchung von Veranstaltungen und Verkaufsflächen.

Wir suchen eine Person, die nicht ausschließlich vorgegebene Aufgaben abarbeitet, sondern Themen selbstständig übernimmt, mitdenkt, offene Punkte nachverfolgt und dafür sorgt, dass organisatorische Abläufe zuverlässig funktionieren.

Ihre AufgabenVertragsverwaltung & Administration

• Erstellung, Prüfung, Pflege und Verwaltung von Verträgen und Vertragsunterlagen
• Digitale Ablage und strukturierte Pflege von Dokumenten
• Überwachung von Vertragslaufzeiten, Fristen und erforderlichen Unterlagen
• Nachforderung fehlender Unterlagen bei Partnern und Geschäftskontakten
• Pflege und Aktualisierung von Partner-, Kunden- und Vertragsdaten
• Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit
• Vorbereitung von Unterlagen für interne Abteilungen und externe Ansprechpartner
• Bearbeitung allgemeiner administrativer Vorgänge
• Nachverfolgung offener Aufgaben und Vorgänge
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Listen und Auswertungen

Partnerbetreuung

Ein wichtiger Bestandteil der Position ist die tägliche Betreuung unserer angeschlossenen Vertriebs- und Handelspartner.

Dazu gehören unter anderem:

• Bearbeitung von Anfragen unserer Partner
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Fragestellungen
• Prüfung und Verwaltung eingereichter Unterlagen
• Unterstützung bei Vertrags- und Stammdatenänderungen
• Kommunikation zu laufenden Vorgängen
• Nachverfolgung fehlender Unterlagen und Informationen
• Koordination zwischen Partnern, internen Ansprechpartnern und externen Dienstleistern
• Unterstützung neuer Partner bei administrativen Abläufen und Prozessen
• Pflege von Partnerdaten in unseren internen Systemen
• Sicherstellung einer zuverlässigen und professionellen Kommunikation

Kundenbetreuung

Neben unseren Partnern betreuen Sie auch bestehende Kunden bei administrativen Anliegen.

Hierzu gehören beispielsweise:

• Bearbeitung allgemeiner Kundenanfragen
• Unterstützung bei Vertrags- und Verwaltungsfragen
• Weiterleitung und Koordination komplexerer Anliegen
• Dokumentation der Kundenkommunikation
• Nachverfolgung offener Kundenfälle
• Sicherstellung einer zeitnahen und lösungsorientierten Bearbeitung

Sie behalten dabei den Überblick und sorgen dafür, dass offene Vorgänge nicht liegen bleiben.

Veranstaltungen, Promotionflächen & Standorte

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Position ist die selbstständige Suche, Prüfung und Buchung geeigneter Veranstaltungen und Verkaufsflächen.

Dazu gehören:

• Eigenständige Recherche nach geeigneten Veranstaltungen, Messen, Einkaufszentren, Verkaufsflächen und Promotionmöglichkeiten
• Kontaktaufnahme mit Veranstaltern, Centermanagements und Flächenvermietern
• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Prüfung von Konditionen, Laufzeiten, Kosten und Rahmenbedingungen
• Abstimmung verfügbarer Termine und Flächen
• Eigenständige Buchung nach interner Freigabe
• Verwaltung und Dokumentation bereits gebuchter Veranstaltungen und Standorte
• Überwachung von Buchungsfristen, Zahlungszielen und erforderlichen Unterlagen
• Pflege eines Veranstaltungskalenders
• Koordination gebuchter Flächen mit den zuständigen Vertriebspartnern und Teams
• Nachbereitung von Veranstaltungen und Pflege relevanter Informationen
• Aufbau und Pflege einer Datenbank geeigneter Veranstalter, Standorte und Ansprechpartner

Dabei erwarten wir ausdrücklich Eigeninitiative. Sie sollen nicht ausschließlich auf vorgegebene Veranstaltungen reagieren, sondern selbstständig nach neuen interessanten Möglichkeiten suchen und diese bewerten.

Allgemeine Backoffice-Aufgaben

Darüber hinaus übernehmen Sie klassische organisatorische und kaufmännische Aufgaben im Tagesgeschäft, beispielsweise:

• Bearbeitung des täglichen E-Mail-Verkehrs
• Telefonische und schriftliche Kommunikation
• Terminorganisation und Koordination
• Pflege verschiedener interner Übersichten
• Erstellung einfacher Auswertungen
• Vorbereitung von Unterlagen
• Unterstützung der Geschäftsleitung und anderer Unternehmensbereiche
• Kommunikation mit externen Geschäftspartnern
• Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen
• Überwachung offener Vorgänge
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung interner Abläufe

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung
• Erfahrung im Backoffice, in der Verwaltung, im Vertriebsinnendienst oder in einer vergleichbaren Position von Vorteil
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Vorgänge gleichzeitig im Blick zu behalten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit E-Mail, Microsoft Office und insbesondere Excel
• Erfahrung mit CRM-, ERP- oder Verwaltungssystemen von Vorteil
• Gute schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Schnelle Auffassungsgabe und lösungsorientiertes Denken
• Bereitschaft, Verantwortung für eigene Aufgabenbereiche zu übernehmen

Besonders wichtig ist uns

Für diese Position suchen wir eine Person, die Eigeninitiative zeigt und Aufgaben aktiv übernimmt.

Wenn beispielsweise eine neue Veranstaltung oder Verkaufsfläche benötigt wird, erwarten wir nicht nur die Bearbeitung einer vorgegebenen Liste. Sie sollen selbst recherchieren, geeignete Möglichkeiten identifizieren, Informationen einholen, Angebote vergleichen und den Vorgang bis zur Buchung begleiten.

Gleiches gilt für Partner- und Kundenanliegen: Offene Vorgänge sollen eigenständig verfolgt und zuverlässig zum Abschluss gebracht werden.

Sie sollten gerne organisieren, kommunizieren und auch bei mehreren gleichzeitig laufenden Themen den Überblick behalten.

Das bieten wir

• Unbefristete Vollzeitstelle
• Hybrides Arbeiten
• Arbeitsplatz in Lampertheim
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Eigenständiger Aufgabenbereich
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Kurze Entscheidungswege
• Moderne und zunehmend digitalisierte Arbeitsprozesse
• Möglichkeit, bestehende Prozesse aktiv mitzugestalten
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten
• Strukturierte Einarbeitung
• Ein Arbeitsumfeld, in dem eigenständiges Arbeiten ausdrücklich gewünscht ist

Wen wir suchen

Wir suchen keine Person, die ausschließlich auf Anweisungen wartet.

Die Position eignet sich besonders für jemanden, der gerne organisiert, eigenständig Lösungen sucht und Freude daran hat, unterschiedliche administrative Themen miteinander zu koordinieren.

Sie sollten in der Lage sein, einen Vorgang von der ersten Anfrage bis zum Abschluss selbstständig zu begleiten und dabei Termine, Unterlagen, Ansprechpartner und offene Aufgaben zuverlässig im Blick zu behalten.

Wenn Sie strukturiert arbeiten, gerne Verantwortung übernehmen und einen vielseitigen Backoffice-Bereich aktiv mitgestalten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Bewerbung

Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf sowie Angaben zu Ihrem möglichen Eintrittstermin und Ihrer Gehaltsvorstellung.

SERT Business GmbH

Arbeitsort: Lampertheim

Arbeitsmodell: Hybrid

Beschäftigungsart: Vollzeit