Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Berlin-Mitte | Hohe Präsenz | Vollzeit | Unbefristet
Gehalt: bis ca. 70.000 € Fixgehalt
Unser Mandant ist eine etablierte Organisation an der Schnittstelle von Politik und Wirtschaft. Das Umfeld ist geprägt von politischen Entscheidungsprozessen, Verbandsarbeit sowie dem Austausch mit hochrangigen Vertretern aus Wirtschaft und Politik.
Für das direkte Umfeld einer zentralen Führungspersönlichkeit suchen wir eine erfahrene und organisationsstarke Assistenzpersönlichkeit.
Job Beschreibung
In dieser Funktion unterstützen Sie eine Führungspersönlichkeit auf höchster Organisationsebene und übernehmen eine zentrale Rolle in der Steuerung eines anspruchsvollen und dynamischen Tagesgeschäfts.
Sie arbeiten in einem kleinen, eingespielten Team und sorgen mit Struktur, Weitblick und professioneller Priorisierung dafür, dass Termine, Sitzungen, Fristen und zahlreiche parallele Themen zuverlässig koordiniert werden.
- Steuerung, Koordination und Priorisierung eines komplexen Termin- und Kalendermanagements
- Organisation von bis zu ca. 15 Terminen täglich
- Professionelle Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern und Geschäftspartnern
- Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen, Gremienterminen und Veranstaltungen
- Erstellung von Tagesordnungen, Protokollen und Sitzungsunterlagen
- Eigenständige Führung und Koordination der Korrespondenz
- Systematisches Wiedervorlagen- und Fristenmanagement
- Vertrauliche Dokumentenverwaltung und Bearbeitung sensibler Informationen
- Unterstützung bei Sonderprojekten und organisatorischen Sonderaufgaben
Deine Verantwortung
Sie übernehmen eine zentrale Vertrauensfunktion und tragen wesentlich dazu bei, dass das Tagesgeschäft der Führungsebene strukturiert und zuverlässig funktioniert.
Dabei priorisieren Sie eigenständig Themen, behalten auch bei hoher Arbeitsdichte den Überblick und koordinieren zahlreiche interne und externe Schnittstellen professionell.
Job Anforderungen
Must-haves
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Führungs-, Geschäftsführungs- oder Leitungsebene
- Sehr ausgeprägte Organisations- und Priorisierungskompetenz
- Erfahrung mit komplexem Termin- und Kalendermanagement
- Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- Hohe Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
- Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten
- Absolute Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit
- Sehr gutes Zeitmanagement und Durchsetzungsvermögen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Interesse an politischen Zusammenhängen und entsprechendes Fingerspitzengefühl
Nice-to-haves
- Erfahrung als Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz
- Erfahrung im politischen Umfeld
- Erfahrung in Verbänden, Kammern oder Wirtschaftsorganisationen
- Erfahrung in Ministerien oder Stiftungen
- Erfahrung in einer Unternehmenszentrale mit anspruchsvollem Stakeholder-Management
Arbeitsbedingungen
- Unbefristete Festanstellung
- Bis ca. 70.000 € Fixgehalt
- Eine zentrale und verantwortungsvolle Vertrauensposition
- Direkte Zusammenarbeit auf höchster Organisationsebene
- Einblicke in politische Prozesse und wirtschaftliche Netzwerke
- Zentrale Lage in Berlin-Mitte
- Keine Reisetätigkeit
Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche
Montag bis Donnerstag: 08:30–17:30 Uhr
Freitag: 08:30–15:30 Uhr
- Die Position ist stark auf Präsenz vor Ort ausgerichtet. Homeoffice ist nur in Ausnahmefällen vorgesehen.