In vielen Arbeitsverhältnissen kommt es irgendwann zu Situationen, in denen das Verhalten eines Mitarbeiters nicht den Erwartungen des Arbeitgebers entspricht. Eine Abmahnung ist dann oft der nächste Schritt, um Fehlverhalten anzusprechen und eine Korrektur zu ermöglichen, bevor schwerwiegendere Konsequenzen folgen. In diesem Artikel erfahren Arbeitgeber, wann eine Abmahnung gerechtfertigt ist und wie sie diese korrekt aussprechen.
Was ist eine Abmahnung?
Definition Abmahnung
Die Abmahnung ist ein arbeitsrechtliches Instrument, mit dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten hinweist und ihn vor möglichen Konsequenzen warnt. Sie ist eine formelle Rüge, die eine gravierende Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten, wie z. B. wiederholtes Zuspätkommen oder unentschuldigtes Fehlen, thematisiert.
Ziel der Abmahnung
Die Hauptfunktion der Abmahnung besteht darin, den Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten aufmerksam zu machen und ihm die Möglichkeit zu geben, dieses zu korrigieren, bevor schwerwiegendere Maßnahmen wie eine Kündigung erfolgen. Sie dient als dokumentierter Hinweis darauf, dass das Verhalten des Mitarbeiters nicht akzeptabel ist und eine Veränderung erwartet wird.
Die Abmahnung ist eine wesentliche Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung, falls sich das Verhalten des Mitarbeiters trotz Abmahnung nicht ändert.
Gründe für eine Abmahnung
- Wiederholte Unpünktlichkeit
- Unentschuldigtes Fehlen
- Arbeitsverweigerung bei vertretbarer Arbeit
- Schlechte Arbeitsleistung
- Verstöße gegen den Arbeitsvertrag
- Beleidigungen oder unprofessionelles Verhalten
- Diebstahl oder strafbare Handlungen
Voraussetzungen für eine wirksame Abmahnung
Damit eine Abmahnung rechtsgültig ist und später als Grundlage für eine Kündigung dienen kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens
Das Fehlverhalten muss genau beschrieben werden, damit der Arbeitnehmer weiß, was ihm vorgeworfen wird.
- Verhältnismäßigkeit
Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Abmahnung im Verhältnis zum Fehlverhalten des Arbeitnehmers steht und die Maßnahme verhältnismäßig ist. Ein einmaliger kleiner Verstoß rechtfertigt keine Abmahnung, sondern vielleicht eher eine Ermahnung.
- Aufforderung zur Verhaltensänderung
Die Abmahnung muss eine klare Aufforderung enthalten, das Verhalten zu ändern.
- Fristsetzung
In vielen Fällen ist es ratsam, eine Frist für die Verbesserung des Verhaltens zu setzen, um dem Mitarbeiter eine Chance zur Besserung zu geben.
- Wiederholtes Fehlverhalten
Eine Abmahnung wird in der Regel erst dann ausgesprochen, wenn das Fehlverhalten trotz vorheriger Gespräche oder Ermahnungen wiederholt auftritt.
Die Abmahnung ist ein wichtiges Mittel im Arbeitsrecht, um das Arbeitsverhältnis aufrechtzuerhalten und den Mitarbeiter auf die Konsequenzen seines Verhaltens hinzuweisen.
Wie spricht man eine Abmahnung aus?
Die Abmahnung muss schriftlich erfolgen und sollte bestimmte formale Anforderungen erfüllen, um wirksam zu sein. Hier sind die wichtigsten Schritte:
- Schriftliche Form
Eine Abmahnung sollte immer schriftlich erteilt werden, um sie rechtlich abzusichern und eine Dokumentation zu haben.
- Adressierung an den Mitarbeiter
Die Abmahnung muss direkt an den betreffenden Arbeitnehmer gerichtet sein.
- Beschreibung des Fehlverhaltens
Der genaue Vorfall, der zur Abmahnung führt, muss detailliert beschrieben werden. Dazu gehören Zeitpunkt, Ort und Umstände des Fehlverhaltens.
- Konsequenzen bei Wiederholung
Es muss klargestellt werden, welche Konsequenzen drohen, falls sich das Fehlverhalten wiederholt (z. B. Kündigung).
- Unterschrift des Arbeitgebers
Die Abmahnung muss vom Arbeitgeber oder einem autorisierten Vertreter unterschrieben werden.
Eine mündliche Abmahnung ist weniger üblich, da sie oft schwer nachweisbar ist und weniger rechtliche Wirkung hat.
Dokumentation und Personalakte
Die Abmahnung muss korrekt dokumentiert und in der Personalakte des betroffenen Arbeitnehmers abgelegt werden. Dies hat mehrere Gründe:
- Rechtliche Absicherung
Eine dokumentierte Abmahnung kann im Falle einer späteren Kündigung als Nachweis dienen, dass der Arbeitgeber den Mitarbeiter bereits auf sein Fehlverhalten hingewiesen hat. - Verhältnismäßigkeit überprüfen
Die Abmahnung hilft, die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme im Arbeitsverhältnis zu wahren, insbesondere wenn es zu einem späteren Rechtsstreit kommt. - Möglichkeit der Gegendarstellung
Der Arbeitnehmer hat das Recht, zu der Abmahnung Stellung zu nehmen und eine Gegendarstellung in die Personalakte aufnehmen zu lassen, falls er mit der Abmahnung nicht einverstanden ist. - Löschung aus der Personalakte
Eine Abmahnung kann unter bestimmten Voraussetzungen aus der Personalakte entfernt werden, z. B. wenn sich der Mitarbeiter in der Folgezeit korrekt verhält und eine gewisse Zeit ohne weitere Beanstandungen arbeitet.
Die rechtlichen Folgen einer Abmahnung hängen maßgeblich davon ab, wie sich das Verhalten des Mitarbeiters im Anschluss entwickelt.
Wirkung und rechtliche Folgen
Eine Abmahnung hat weitreichende Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis und kann als Grundlage für spätere Maßnahmen wie eine Kündigung dienen. Die wichtigsten rechtlichen Auswirkungen sind:
- Warnfunktion
Die Abmahnung erfüllt in erster Linie eine Warnfunktion: Der Arbeitnehmer wird vom Arbeitgeber auf sein Fehlverhalten hingewiesen und vor den Konsequenzen gewarnt, falls sich dieses Verhalten seitens des Arbeitnehmers wiederholt.
- Verhaltensbedingte Kündigung
Sollte der Mitarbeiter trotz Abmahnung sein Verhalten nicht ändern, kann dies eine verhaltensbedingte Kündigung rechtfertigen. Häufig ist die Abmahnung Voraussetzung für eine solche Kündigung.
- Fristen für eine Kündigung
In der Regel muss nach der Abmahnung eine bestimmte Zeitspanne vergehen, in der der Arbeitnehmer sein Verhalten ändern kann. Wiederholte Verstöße nach der Abmahnung können dann zu einer Kündigung führen.
- Keine Auswirkungen auf das Arbeitsverhältnis an sich
Eine Abmahnung an sich beendet nicht das Arbeitsverhältnis, sondern zeigt nur an, dass der Arbeitgeber mit dem Verhalten des Mitarbeiters nicht einverstanden ist.
Die rechtlichen Folgen einer Abmahnung hängen maßgeblich davon ab, wie sich das Verhalten des Mitarbeiters im Anschluss entwickelt.
Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung
Es gibt einen wesentlichen Unterschied zwischen einer Abmahnung und einer Ermahnung, der häufig zu Verwirrungen führt. Beide sind formelle Mittel, um auf Fehlverhalten hinzuweisen, jedoch mit unterschiedlichen rechtlichen Auswirkungen:
- Ermahnung
Eine Ermahnung ist eine informelle Rüge, die oft bei kleineren oder einmaligen Verstößen ausgesprochen wird. Sie hat noch keine weitreichenden Konsequenzen und dient in erster Linie dazu, den Arbeitnehmer auf sein Verhalten hinzuweisen, ohne sofort drastische Maßnahmen zu ergreifen.
- Abmahnung
Die Abmahnung ist formeller und dokumentiert das Fehlverhalten des Mitarbeiters. Sie ist ein wichtiges arbeitsrechtliches Instrument und kann, falls das Verhalten nicht geändert wird, zu einer Kündigung führen. Sie stellt somit eine ernsthaftere Warnung dar.
Eine Ermahnung wird häufig bei erstmaligen oder weniger schwerwiegenden Verstößen verwendet, während die Abmahnung bei wiederholtem Fehlverhalten oder gravierenden Verstößen zum Einsatz kommt.
Rolle des Betriebsrats
Der Betriebsrat spielt eine wichtige Rolle im Prozess der Abmahnung, da er bestimmte Mitbestimmungsrechte hat. Diese sind insbesondere relevant, wenn es um die Gültigkeit der Abmahnung oder deren Auswirkungen auf den Mitarbeiter geht:
- Mitbestimmungspflicht
In bestimmten Fällen muss der Betriebsrat vor der Aussprache einer Abmahnung informiert werden, insbesondere wenn der Mitarbeiter Betriebsratsmitglied ist. Bei schwerwiegenden Abmahnungen (z. B. aufgrund von persönlichen Verfehlungen oder Fehlverhalten) kann der Betriebsrat beratend tätig werden. - Prüfung der Verhältnismäßigkeit
Der Betriebsrat hat das Recht, die Verhältnismäßigkeit der Abmahnung zu überprüfen. Wenn er der Meinung ist, dass die Abmahnung unangemessen oder nicht gerechtfertigt ist, kann er versuchen, eine gütliche Lösung zu finden oder dem Arbeitnehmer Unterstützung bieten. - Recht auf Stellungnahme
Der Betriebsrat kann sich auch mit dem Mitarbeiter besprechen und ihm helfen, eine Gegendarstellung zu verfassen, die in die Personalakte aufgenommen wird.
Die Einbindung des Betriebsrats sorgt dafür, dass der Abmahnungsprozess transparent und fair verläuft und dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten werden.
Muster für eine Abmahnung
Ein Abmahnungs-Muster könnte folgendermaßen aussehen:
Abmahnung
[Name des Unternehmens]
[Adresse des Unternehmens]
[Ort, Datum]
An: [Name des Mitarbeiters]
[Adresse des Mitarbeiters]
Betreff: Abmahnung wegen [Fehlverhalten]
Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname],
hiermit sprechen wir Ihnen eine Abmahnung aus, da Sie am [Datum] gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen haben. Konkret geht es um den folgenden Vorfall:
- Beschreibung des Fehlverhaltens: [z. B. „Sie sind an diesem Tag ohne Entschuldigung nicht zur Arbeit erschienen.“]
- Folge des Fehlverhaltens: [z. B. „Dies hat den Arbeitsablauf gestört und zusätzliche Kosten verursacht.“]
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sich ein solches Verhalten negativ auf das Arbeitsverhältnis auswirkt und eine Wiederholung des Vorfalls Konsequenzen, bis hin zur Kündigung, nach sich ziehen kann.
Wir erwarten, dass Sie Ihr Verhalten künftig ändern und Ihre vertraglichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllen.
Eine Ausfertigung dieser Abmahnung wird in Ihrer Personalakte abgelegt und dem Betriebsrat zur Kenntnisnahme weitergeleitet.
Für eine mögliche Gegendarstellung haben Sie bis zum [Datum] Zeit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Vorgesetzten]
[Position]
