Du fühlst dich morgens nicht fit und möchtest dich lieber auskurieren, statt dich ins Büro zu schleppen? Kein Problem – solange du deinen Arbeitgeber rechtzeitig informierst. In vielen Unternehmen ist heute eine Krankmeldung per E-Mail eine gängige Option. Doch was muss dabei beachtet werden? Hier erfährst du alles Wichtige, inklusive Muster für eine Krankmeldung per E-Mail und die richtige Formulierung für eine verlängerte Krankmeldung.
Wann solltest du dich krankmelden?
Grundsätzlich solltest du dich krankmelden, wenn dich eine ansteckende Krankheit erwischt hat. Auch wenn es „nur“ eine Erkältung ist, tust du deinen Kollegen nichts Gutes, wenn du im Büro niest und hustest, und damit deine Viren weiterverbreitest. Diese Erkenntnis hat sich in den letzten Jahren zum Glück auch bei den Arbeitgebern durchgesetzt. Sie verlangen heute kaum noch, dass du dich mit roter Schnupfennase ins Büro schleppst, sondern wissen es zu schätzen, wenn du dich isolierst.
Gründe zur Krankmeldung
- Infektionen (Erkältung, Grippe, Magen-Darm)
- Migräne oder starke Kopfschmerzen
- Psychische Belastungen (z. B. Erschöpfung oder Stress)
Letztendlich solltest du auf dich selbst hören. Immer mehr Unternehmen bieten heute sogenannte Mental Health Days oder ähnliches an. Geht es dir körperlich oder auch seelisch einfach nicht gut, kannst du dich krank melden und um dich selbst kümmern. Dies ist besser als unkonzentriert am Schreibtisch zu sitzen und doch keine sinnvolle Arbeit zu verrichten.
Wann sollte die Krankmeldung erfolgen?
Die deutsche Gesetzgebung besagt: Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (EntgFG §5).
Anders gesagt: Wenn es dir morgens nicht gut geht, musst du im Büro sofort Bescheid sagen, dass du nicht kommst. Hast du für den späteren Vormittag einen Arzttermin gemacht, kannst du also nicht bis danach warten. Melde dich morgens direkt zum Beginn des Arbeitstags und sag Bescheid, dass du zum Arzt gehst und dich anschließend noch einmal meldest.
Besteht die Aussicht, dass es dir bald besser geht und du doch noch kommst (zum Beispiel wenn die Kopfschmerztabletten wirken), solltest du ebenfalls direkt morgens Bescheid sagen, dass es dir nicht gut geht, du aber später kommst. So wissen die Kolleg:innen Bescheid.
An wen sollte die Krankmeldung erfolgen?
Bei wem du dich meldest, hängt von der Firma und deinen Aufgaben ab. Meist sind es entweder:
- Der direkte Vorgesetzte
- Die Personalabteilung
- Die Geschäftsleitung (in sehr kleinen Betrieben)
Krankmeldung per Telefon oder schriftlich?
Der klassische Weg ist die Krankmeldung per Telefon. Dies geht am schnellsten und du weißt 100% sicher, dass deine Krankmeldung eingegangen ist.
Telefonierst dich nicht gerne oder willst nicht mit kratzendem Hals und rauer Stimme sprechen, kannst du dich heute in der Regel auch schriftlich krank melden, zum Beispiel:
- Kurznachrichtendienste wie WhatsApp
- Instant Messaging online
Die korrekte Krankschreibung per Kurznachrichtendienste und Messenger
Instant Messaging ist vor allem praktisch, wenn in eurer Firma entsprechende Tools wie Microsoft Teams oder Slack eingesetzt werden. Hier erfolgt die Krankmeldung als kurze Nachricht an den zuständigen Ansprechpartner (Vorgesetzten oder Personalabteilung) und eventuell an das Team, mit dem du zusammenarbeitest.
So könnte deine Krankmeldung an den Vorgesetzten in Microsoft Teams aussehen:
Hey Tom, mir geht’s heute nicht gut, deshalb bleibe ich heute zu Hause. Ich hoffe, dass ich morgen wieder fit bin – falls nicht, melde ich mich nochmal.
Tipp
Falls dein Unternehmen auf eine offizielle Krankmeldung per E-Mail besteht, solltest du nach der Teams-Nachricht trotzdem noch eine formelle Mail an die Personalabteilung schicken.
Die richtige Krankmeldung per E-Mail
Die wichtigsten Fragen, die du in der Krankmeldung beantworten solltest, lauten:
- Wie lange bist du voraussichtlich krank (ein Tag, zwei Tage, etc.?)
- Welche Schritte unternimmst du als nächstes (z.B. Arzttermin am gleichen Tag)
- Wann meldest du dich wieder mit einem Update?
Am besten schreibst du in den Betreff der E-Mail Krankmeldung, damit der Empfänger direkt weiß, worum es geht. Natürlich kannst du vorab schlecht einschätzen, wie lange du krank sein wirst. Hat dich eine Grippe oder schwere Erkältung erwischt, macht es Sinn, dass du du gleich für zwei Tage abmeldest und dich richtig auskurierst. Da du erst nach dem dritten Tag ein ärztliches Attest einreichen musst, kannst du ansonsten auch einfach von Tag zu Tag schauen, wie es dir geht.
Die Krankmeldung per E-Mail sollte kurz und professionell sein. Hier einige Muster für eine Krankmeldung per E-Mail:
E-Mail an den Vorgesetzten (formell):
Sehr geehrter Herr Müller,
leider bin ich gezwungen, mich für den heutigen Tag krankzumelden. Ich gehe davon aus, dass ich morgen wieder zur Verfügung stehe. Sollte dies nicht der Fall sein, werde ich Sie umgehend informieren.
Mit freundlichen Grüßen,
Leon Schneider
E-Mail an die Personalabteilung (freundlich-informell):
Liebe Tina,
ich melde mich heute krank und hoffe, morgen wieder arbeiten zu können. Falls nicht, gebe ich noch einmal Bescheid.
Viele Grüße,
Leon
Krankmeldung mit bereits festem Arzttermin:
Liebe Tina,
ich bin heute krank und gehe direkt zum Arzt. Sollte er mich länger krankschreiben, gebe ich sofort Bescheid, damit du nach der eAU Ausschau halten kannst.
Mit besten Grüßen,
Leon
Ein Tipp: Es ist zwar nicht unbedingt notwendig, doch es ist nett, wenn du dich auch bei direkten Kolleg:innen meldest, mit denen du eng zusammenarbeitest. So wissen sie was los ist. Geht es dir nicht allzu schlecht, kannst du auch regelmäßig einen Blick aufs Smartphone werfen und bei dringenden Rückfragen kurz schriftlich antworten.
Krankmeldung verlängern: Die richtige Formulierung
Falls du nach einer ersten Krankmeldung weiterhin arbeitsunfähig bist, musst du eine Verlängerung rechtzeitig melden. Hier ein Muster für eine Krankmeldung per E-Mail zur Verlängerung:
Betreff: Verlängerung meiner Krankmeldung
Sehr geehrter Herr Müller,
mein Arzt hat mich weiterhin krankgeschrieben. Die neue Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung liegt vor und wird elektronisch übermittelt. Ich werde mich melden, sobald ich abschätzen kann, wann ich wieder arbeitsfähig bin.
Mit freundlichen Grüßen,
Leon Schneider
Wichtig: Die Verlängerung der Krankmeldung muss spätestens am letzten Tag der bisherigen Krankschreibung beim Arbeitgeber eingehen!
Was gehört nicht in die Krankmeldung per E-Mail?
Du bist nicht verpflichtet, einen Grund für die Krankmeldung anzugeben. Eine Ausnahme sind ansteckende Infektionskrankheiten wie die Grippe oder Covid-19. In diesem Fall musst du Bescheid sagen, damit deine Kolleg:innen informiert und gewarnt sind.
Ansonsten bleibt es dir selbst überlassen. Willst du keinen Verdacht aufkommen lassen, dass du dir an einem sonnigen Frühlingstag eine schöne Zeit in der Hängematte machen willst, kann es jedoch nicht schaden, den Grund für die Krankmeldung in der kurzen Nachricht zu erwähnen.
Krankmelden aus dem Homeoffice
Die Möglichkeit zum Homeoffice hat im Krankheitsfall Vor- und Nachteile. Geht es bei einen lästigen Schnupfen ansonsten gut, kannst du von zu Hause arbeiten, statt dich krankzumelden. So steckst du keine Kolleg:innen an, doch die Arbeit bleibt nicht liegen. Steckt ihr gerade in der letzten Phase eines wichtigen Projektes, kannst du zumindest etwas Zuarbeit leisten oder für Fragen zur Verfügung stehen.
Verschlechtert sich dein Zustand, kannst du dich immer noch ins Bett verkriechen. Hier hängt es dann vom Zeitpunkt ab, ob du dich krankmeldest. Bist du schon am frühen Vormittag erledigt, solltest du kurz Bescheid sagen. Hältst du bis zum frühen Nachmittag durch, kannst du den Tag meist auch unter „früher Schluss machen“ abhaken. Hör dabei stets auf deinen Körper: Fühlst du dich nicht gut, solltest du dich nicht an den Rechner zwingen.
Geht es dir so schlecht, dass an Arbeit nicht zu denken ist, musst du dich natürlich krankmelden. Bist du richtig erkrankt, ist auch hier ein ärztliches Attest, meist nach dem dritten Krankentag, erforderlich.
