Wenn du ständig unter Stress stehst, weil die Zeit nicht auszureichen scheint, solltest du dein Zeitmanagement verbessern. Verschiedene Methoden und Techniken können dir dabei helfen – manchmal reicht aber auch eine einfache handgeschriebene To-Do-Liste.
Immer mehr Menschen leiden unter Zeitdruck
Eine repräsentative Umfrage brachte es 2022 ans Tageslicht: Arbeitnehmer leiden zunehmend unter Stress und Arbeitsverdichtung, da sie oft das Gefühl haben, dass die Zeit nie ausreicht. 43 Prozent der Befragten gaben Zeitdruck als eine der Hauptursachen an. Noch belastender war nur noch der Leistungsdruck mit 56 Prozent, wobei diese beiden Faktoren natürlich Hand in Hand gehen. Schließlich leidet die Leistung, wenn die Zeit nicht ausreicht. Besonders betroffen sind hier Branchen mit hoher Arbeitsbelastung, in denen effizientere Arbeitsabläufe gefordert werden.
Du fühlst dich diesem Druck vielleicht hilflos ausgeliefert, doch mit den richtigen Zeitmanagement-Methoden kannst du deine Produktivität steigern und dein Selbstmanagement verbessern.
Was bedeutet Zeitmanagement?
Der Begriff Zeitmanagement beschreibt den bewussten Umgang mit deiner Arbeitszeit und die gezielte Planung deiner Aufgaben, um deine Ziele effizienter zu erreichen. Ein Beispiel: Wenn du ständig zwischen mehreren Tätigkeiten hin- und herwechselst, verlierst du wertvolle Zeit. Stattdessen solltest du Aufgaben nach Prioritäten ordnen und nach einem festen Zeitplan abarbeiten.
Hier einige Tipps für besseres Zeitmanagement:
✔ Prioritäten setzen
✔ Große Aufgaben in kleinere Schritte unterteilen
✔ Multitasking vermeiden
✔ Störungen und Ablenkungen reduzieren
✔ Die persönliche Leistungsfähigkeit berücksichtigen
✔ Pufferzeiten für unerwartete Unterbrechungen einplanen
Einige dieser Punkte sehen wir uns jetzt genauer an.
Prioritäten setzen mit bewährten Methoden
Bei einem guten Zeitmanagement unterscheidet man wichtige von weniger wichtigen Aufgaben. Dabei helfen verschiedene Techniken wie das Eisenhower-Prinzip oder die ABC-Analyse.
Folgende Methoden sind besonders geeignet, um die vorhandenen Stunden bestens zu nutzen und die beruflichen Ziele zu erreichen.
Eisenhower-Prinzip: Aufgaben werden in vier Kategorien eingeteilt
- Wichtig & dringlich → Sofort erledigen
- Wichtig, aber nicht dringlich → Geplant erledigen
- Nicht wichtig, aber dringlich → Delegieren
- Weder wichtig noch dringlich → Erstmal ignorieren
ABC-Analyse: Aufgaben werden prozentual gewichtet
- A-Aufgaben (sehr wichtig) → 60 % der Zeit
- B-Aufgaben (wichtig) → 25 % der Zeit
- C-Aufgaben (weniger wichtig) → 15 % der Zeit
ALPEN-Methode: Effektive Tagesplanung in fünf Schritten
- A – Aufgaben notieren: Erstelle eine Liste mit allen anstehenden Tätigkeiten.
- L – Länge abschätzen: Schätze für jede Aufgabe die benötigte Zeit ein.
- P – Pufferzeiten einplanen: Reserviere ca. 40 % deiner Arbeitszeit für Unvorhergesehenes.
- E – Entscheidungen treffen: Priorisiere Aufgaben und delegiere, wenn möglich.
- N – Nachkontrolle: Am Ende des Tages überprüfen, was erledigt wurde und was auf den nächsten Tag verschoben wird.
Pareto-Prinzip (80/20-Regel): Mehr erreichen mit weniger Aufwand
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit nur 20 % des Aufwands erreicht werden. Das bedeutet, dass nicht alle Aufgaben gleich wichtig sind – konzentriere dich auf die wenigen Tätigkeiten, die den größten Nutzen bringen.
- Analysiere deine Aufgaben und finde heraus, welche 20 % den größten Einfluss auf deine Ergebnisse haben.
- Setze deine Energie gezielt für diese Aufgaben ein, statt Zeit für weniger wichtige Tätigkeiten zu verschwenden.
- Automatisiere oder delegiere weniger wichtige Aufgaben, um mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben.
Time-Boxing: Feste Zeitfenster für Aufgaben setzen
- Plane für jede Aufgabe ein bestimmtes Zeitfenster ein (z. B. 30 Minuten für E-Mails, 90 Minuten für ein Projekt).
- Stelle einen Timer – sobald die Zeit abgelaufen ist, hörst du auf und gehst zur nächsten Aufgabe über.
- Falls nötig, kannst du später weitere Blöcke für umfangreiche Aufgaben einplanen.
Störungen und Ablenkungen minimieren
Ständige Unterbrechungen wie E-Mails, Anrufe oder Meetings sind echte Zeitfresser und können dein Zeitmanagement komplett durcheinander bringen. Um fokussiert zu bleiben, solltest du:
✅ Dein Smartphone in den Nicht-stören-Modus setzen
✅ Meetings nur zu festen Zeiten einplanen
✅ Große Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten reservieren
Falls du oft durch Kollegen unterbrochen wirst, kann auch ein ruhiger Arbeitsplatz, ein Homeoffice-Tag oder eine abgeschottete Arbeitsumgebung helfen. Hier erfährst du, wie du deinen Arbeitsplatz im HomeOffice optimal einrichtest.
Die biologische Uhr berücksichtigen
Deine Leistungsfähigkeit schwankt im Tagesverlauf. Die meisten Menschen haben vormittags ihr Konzentrationshoch, nach der Mittagspause jedoch ein Tief. Besonders die ersten Stunden des Tages sind oft die Produktivsten. Deshalb solltest du dein Zeitmanagement dahingehend anpassen und anspruchsvolle Tätigkeiten in deine produktivste Phase legen und weniger wichtige Aufgaben in den Nachmittag schieben.
Nutze z. B. die Pomodoro-Technik:
⏳ Arbeite 25 Minuten hochkonzentriert
⏸ Mache eine 5-Minuten-Pause
🔁 Wiederhole den Zyklus viermal, dann folgt eine längere Pause
Diese Tools helfen beim Zeitmanagement
Es gibt heute eine Fülle von verschiedenen Tools und Apps, die dir ein besseres Zeitmanagement versprechen. Neben klassischen Papier-Listen gibt es digitale Zeitmanagement-Tools, die dich unterstützen, deine verfügbare Zeit optimal zu planen:
📝 Todoist – Digitale To-Do-Liste mit Erinnerungen
📌 Trello – Ideal für Teamarbeit und Projekte
📑 Evernote – Notizen und Dokumente an einem Ort speichern
📖 Pocket – Hilft, Online-Artikel für später zu speichern
⏳ RescueTime – Zeigt, wie viel Zeit du auf Social Media vergeudest
Für einen besseren Überblick über deine Arbeitszeit kannst du auch eine Tagesplanung oder einen Zeitplaner nutzen.
Selbst die besten Tools können dich natürlich nicht daran hindern, dich mit Kollegen über Privates auszutauschen. Hier musst du dich selbst ein wenig disziplinieren. Aktiviere zum Beispiel vorher einen Timer auf deiner Smartwatch oder auf dem Handy, der dich nach fünf Minuten erinnert, dass du wieder an die Arbeit musst, falls du dazu neigst, in den Gesprächen zu versinken.
Was tun, wenn Zeitmanagement allein nicht reicht?
Hast du bereits alle Techniken und Tools ausprobiert, leidest aber weiterhin unter Stress und Zeitdruck? Dann könnte das Problem an einer zu hohen Arbeitsbelastung liegen, was langfristig dazu führen kann, dass du deine Ziele aus den Augen verlierst. Unternehmen sparen oft Stellen ein, um Kosten zu senken, wodurch einzelne Mitarbeiter mehr Aufgaben übernehmen müssen.
Wenn du dauerhaft überlastet bist, solltest du mit deinem Vorgesetzten sprechen. Vielleicht lässt sich eine Lösung finden, z. B. durch eine bessere Aufgabenteilung oder neue Mitarbeiter, sodass du nicht regelmäßig Überstunden machen musst. Falls sich nichts ändert, kann ein Jobwechsel die beste Option sein.
